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お役立ちコラム

その書類は、本当に大切?新年度にもらう書類の保管について

2022/04/25

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今年も桜が咲きほこる中、新年度になりましたね。

ご自身や、子ども達が新しい門出を迎えた方もいらっしゃると思います。おめでとうございます。
新しい環境にちょっと緊張しながらも希望に満ちた子ども達も、就職などでスーツに身を包み少し緊張した新入社員の皆様の姿も新鮮に映りますね。

さて、この時期に特に困ってしまう片付けの悩みといえば持ち帰った書類ではないでしょうか。保育園・幼稚園や学校から、子ども達がどっさりと持って帰ってくる書類の山。 会社などから手渡された書類。

どれもが大切そうに見えて、ポケットファイル等を購入してその中に入れている、という方も多いと思いますが、大事だと思ってポケットファイルに入れていたけど、その後に見返した事はどのくらいあるでしょうか。

今回は『持ち帰った書類』との付き合い方について、書いていきたいと思います。

このポイントを押さえておけば、書類を片付ける時や、自分が貰った書類との付き合い方が分かるはずです。

 

情報とどう付き合うか

書類を大切だと思わせている一番の理由は、実は『なにが大切かわからない』からです。
書類を見た時に「大切そう」だと思わせ、手放すことを迷わせているもの。
それはズバリ、『情報』です。

書類への考え方を変えて、『書類を片付ける』のではなく『情報とどう付き合うのか』を考えていきましょう。
書類は、一旦『情報が載っているただの紙』ととらえてしまうことで、書類への考え方をリセットし、『情報とどう付き合うか』について考えていきましょう。


 

整理整頓のポイント

① 手放すサイクルを決める

書類を貰った時、『今後ここに載っている情報を活用するか』を考えましょう。

給食表、ほけんだより、図書だより、などの書類は1ヶ月で中身の情報は更新されます。

ずっと手元に置くのではなく、1か月後に新しいものが来たら取り換える、というサイクルを作ってみませんか。

② 保管期限を決める

手放すサイクルが決められない書類(例えば災害や感染症拡大防止などの書類)は、次に持って帰ってくるのは新年度になります。

新しい書類と交換と考え、保管する期限を決めておきましょう。

③ 書類も新陳代謝が必要

書類を保管するときは、ポケットファイルなどに入れてしまって何年もそのまま…という事はありませんか?

書類も入れ替えないと新陳代謝が落ち、古くなって虫が湧く場合もあります。新しい書類が入ってきたらマメに入れ替えていきましょう。

 

書類ごとまとめる

ルールを決めたら、今度は書類を種類ごとに分けましょう。

細かな分類→大きな分類へとまとめていきます。

例えば以下のように、

(細かな分類)領収書、医療費領収書、給与明細→(大きな分類)財産に関する書類

(細かな分類)家電の取説、設備の取説、家具の取説→(大きな分類)取扱説明書 など

細かな分類はクリアファイルなどにまとめてラベルを貼り、大きな分類でファイルボックスなどにまとめていくのがおすすめです。

書類にも定位置、住所(保管場所)を決めましょう。


 

書類をまとめる道具

●クリアファイル
書類を小分けにして保管するのに便利。 細かい作業が無く、すぐに取り出せます。
外からだと見わけが付きにくいので『この場所を見ながら取り出す』と思う場所にラベルを貼って見分けやすいようにしておくのがおすすめ。

●ファイルボックス
書類を横向きにして、立てて置きたい時に便利。
ただし、100均のファイルボックスは下の方に向かって小さくなる形状になっているので書類を収納するのに最適とは言えません。
少し値段は張りますが、日用品を販売する専門店や雑貨店のファイルボックスを購入されると良いでしょう。


 

 まとめ


・書類に乗っている『情報』部分にフォーカスし付き合い方を考える

・必要な情報についての保管期限や手放すサイクルを最初に決めておく

・同じ種類ごとにまとめて、ファイルボックスやクリアファイルで小分けする

書類は量が多いものですが、『管理するルール』を決めておけば怖いものではなくなります。

『全部保管しないと!』と思って保管していたのに、逆にその中から必要な書類が見つからないということを減らすためにも、しっかりと書類を片付けていきましょう。

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