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お役立ちコラム

書類整理で「暮らしの土台」を 作りましょう

2020/04/20

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 「 書類整理で「暮らしの土台」を作りましょう 」

 

書類にまつわるお悩み


 

今回は、まずは書類にまつわる「あるある」なお悩みをご紹介します。
当てはまる項目は、あるでしょうか。

□子どもの学校行事のプリントが見つからず、先生や友人に聞いてしまった
□家電が壊れたのでメーカーに連絡したいが、説明書を探すのに時間がかかる
□メモしていたパスワードを参照したいのに、メモ用紙がどこかに行ってしまい、探した
□年末調整や確定申告の書類を記入したいのに各種書類があちこちに散らばっていて、毎年大騒ぎする
□入院・通院した後に保険を申請するための書類を用意したいが、すぐに見つからない
□保険請求をしたいのに保険証書を見つからず、家じゅうをひっくり返すことに
□請求書が届いたが、置き場所が分からなくなって支払いが滞り、延滞金を払うことに
□家族に「しまっておいて」と頼まれた書類の場所が分からなくなり、ケンカになった

 

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いかがでしょうか。これらは全て「書類が整理できていなかった」ために起こったトラブルです。

 

 

書類は「暮らしを支える土台」です


 

書類の整理と聞くと「他の場所の片付けが終わってから…」と考えて、後回しにしてしまうケースも多く見られます。
しかし書類が整理されていないと探し物が増える・金銭面でも損をする・自分や家族を責めてしまうなど、「暮らしの質」は上がらないと思いませんか。

“書類整理”という言葉を聞くと、オフィスで行われていることであって家庭とは関係ない、と感じるかも知れません。しかし、書類は「暮らしを支える土台」です。

 

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皆さまの「暮らしの質」を上げるために、書類整理も家庭の中では片付けの重要な一部となることを、この機会に是非意識してください。

 

 

書類を整理する、とは


 

書類整理するとは、書類をジャバラ式のファイルに入れる、もしくは書類が入れているファイルボックスが棚に並んでいる光景が思い浮かびますね。
実は、書類を整理するとは『入ってきた書類を保管して、外に出すまでの間のルール作り』です。
お役立ちコラム「書類整理のその前に」では、書類をまずは『情報』と『素材』に分けると書きました。

今回は『素材』としての書類を分けた後、『情報の載った書類』を整理するためのルール作りについて書いていきます。

 

 

ルールを作る第一歩


書類整理ができない場合の多くは書類そのものではなく、書類に載った『情報』が自分にとって必要なのかを見極められてないからです。
その第一歩として、現在持っている書類の中から、不要な情報の載った書類を処分することから始めましょう。これは、普段のモノの『整理』と同じですね。

 

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不要な書類を処分していくことで、今の自分にとって必要ないと感じる『情報』を見極めていくことができます。

 

下に処分しやすい書類のリストを挙げています。
お心当たり、ありますか?

 

<処分しやすい書類>
・期限が過ぎた案内やお知らせの紙
・用事が終わったメモや紙きれ
・年賀状、礼状、DM、カタログ、チラシなどの郵便物
・お出掛け先から持って帰ったり、ポストに入っていたフリーペーパーやチラシ
・現物は処分しているのに保管している取り扱い説明書
・「とりあえず」「なんとなく」保管している書類
・2年以上が経過した公共料金の領収書(注)

(注)
*公共料金の領収書は、今までは保管していたもののほとんど活用していなかった、今後も活用できない気がする、という方に処分をお勧めします
*領収書には個人情報も掲載されているので実際に処分される際は取扱いにご注意ください

 

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見直せば、このように不要な書類が大量に見つかるかも?

このようなルールを作ることは、目的を持たないまま「ただなんとなく」書類を保管することがないようにするためです。
持って帰る、貰う、届く、などでいつの間にか家の中に入ってくる書類。
それを家の外に出す(破棄する)ルールを作らないと、書類は増えてしまう一方です。

薄いから、軽いからと、つい後回しにしがちな書類整理。
「暮らしの土台」を作るため、まずは目の前の書類の山と向き合い、不要な書類を処分するところから始めてみませんか。

 

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